A EMPRESA
O QUE FAZEMOS?
A Regency Congressos & Eventos, levando em consideração as informações gerais, elaborará o cronograma do evento, com as diversas etapas necessárias para a realização do mesmo, e o orçamento geral para o gerenciamento financeiro. Descrevemos a seguir, as diferentes fases que propomos executar como empresa organizadora:
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PROGRAMAÇÃO
- Assessoria na elaboração da programação geral, técnica ou científica do evento;
- Elaboração do cronograma de atividades.
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ORÇAMENTO & FINANÇAS
- Elaboração da planilha preliminar de custos e viabilidade financeira;
- Elaboração de cronograma de desembolso.
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DIVULGAÇÃO
- Expedição da mala direta;
- Acompanhamento desde a criação da identidade visual do evento, até o dimensionamento e confecção de todas as peças promocionais (folhetos, cartazes etc) e controle de qualidade;
- Planejamento e execução do evento com a contratação de uma assessoria de imprensa, a fim de distribuir permanentemente material de divulgação para os meios de comunicação;
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CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS
- Dimensionamento das necessidades, contratação e supervisão de todos os serviços de terceiros necessários, a saber:
- equipamentos técnicos, sinalização, pessoal;
- Contato e solicitação dos serviços gerais de apoio, como agência de correios, central telefônica, agência bancária, etc;
- Dimensionamento e confecção do material do participante e acompanhante: pastas, crachás, certificados, convites, programa final, anais, etc.
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INSCRIÇÕES
- Controle estatístico e financeiro dos pré-inscritos através de relatórios específicos que serão fornecidos periodicamente à comissão organizadora;
- Recebimento de inscrições, cadastramento e envio de carta de confirmação para os participantes;
- Recebimento e encaminhamento de trabalhos técnicos à comissão científica para posterior confirmação e organização dentro da programação.
- Atuação como centro de informações gerais para os possíveis participantes.
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CONFERENCISTAS VIP's
- Contato, convite e confirmação de presença dos conferencistas em nome da Comissão Organizadora;
- Expedição de convites às autoridades e a convidados especiais, conforme relação fornecida pela comissão;
- Solicitação aos conferencistas dos documentos ou resumos das necessidades de equipamentos e material audiovisual.
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CENTRO DE CONVENÇÕES
- Levantamento e planejamento dos espaços necessários e assessoria na seleção da sede do evento;
- Locação e contrato assim como a distribuição das salas a serem utilizadas e solicitação de equipamentos e mobiliário.
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EVENTOS SOCIAIS
- Elaboração dos projetos: planejamento e operação de todas as fases incluindo decoração, buffet, recursos humanos, música e shows;
- Pesquisa, sugestões e negociações do local.
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SECRETARIA EXECUTIVA
- Contratação, treinamento e coordenação de pessoal especializado para credenciamento, distribuição de material, recepção, controle de sala, mensageiros, etc;
- Preparação do Centro de Convenções, incluindo montagem dos balcões de credenciamento, sinalização, mobiliário, decoração, etc;
- Coordenação do processo de cadastramento das novas inscrições; Supervisão da preparação do material do participante para distribuição;
- Supervisão dos equipamentos alocados;
- Preparação da lista completa dos participantes
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SECRETARIA CONCLUSIVA
- Envio de cartas de agradecimento;
- Elaboração do relatório final;
- Controle do pagamento dos serviços contratados
